Simplifique a sua Gestão de Despesas com a Paynest

Gerir despesas não tem de ser um labirinto de recibos, folhas de cálculo e sistemas desatualizados. Para as equipas financeiras e administrativas, que já lidam com cargas de trabalho intensas, a solução de Gestão de Despesas da Paynest traz simplicidade e precisão aos seus processos. Ao combinar tecnologia avançada de IA com fluxos de trabalho intuitivos, eliminamos a frustração da gestão de despesas e devolvemos-lhe o controlo.

Submissão inteligente com OCR e IA

Acabaram-se os dias de introdução manual de dados e erros de omissão. A Paynest utiliza tecnologia avançada de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) para digitalizar e processar recibos em segundos. Quer seja um recibo em papel ou uma fatura em PDF, o sistema extrai com precisão os detalhes essenciais - como NIF, nome do fornecedor, data e valor total.

Para equipas internacionais, o sistema é igualmente poderoso. O nosso OCR é capaz de processar faturas em vários formatos e idiomas, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais locais, incluindo a leitura obrigatória de Códigos QR exigida pelas autoridades portuguesas.

Além disso, as ferramentas alimentadas por IA da Paynest vão além da digitalização básica, identificando erros potenciais ou dados em falta antes mesmo da submissão ser enviada para aprovação. O resultado? Submissões mais rápidas e sem erros, com menos vaivém de informação.

Conformidade automática com as políticas da empresa

Violações das políticas podem causar atrasos desnecessários e complicações administrativas. A Paynest garante que cada submissão segue as diretrizes da sua empresa. O sistema assinala automaticamente despesas que ultrapassem os limites definidos ou que desrespeitem as políticas da empresa, proporcionando tranquilidade a administradores e responsáveis pela aprovação.

Seja para despesas de viagem, ajudas de custo ou taxas por quilómetro, a sua empresa define as regras e a Paynest assegura que são cumpridas.

Mapas de Km's com integração do Google Maps

A submissão dos mapas de km's (e das ajudas de custo) pode ser um processo demorado, mas a Paynest simplifica-o através da integração com o Google Maps. Os colaboradores podem gerar relatórios de viagem precisos introduzindo os locais de partida e chegada, com o sistema a calcular automaticamente as distâncias e custos com base nas tarifas padrão da empresa por quilómetro.

Isto elimina suposições, assegura conformidade com as políticas de deslocação e reduz o risco de erros na declaração de despesas, tornando as submissões mais rápidas, fiáveis e fáceis de rever.

Aprovações sem esforço

As aprovações já não precisam de depender de alguém ligar o computador ou percorrer e-mails intermináveis. A Paynest permite aprovações diretamente na aplicação, possibilitando que gestores e responsáveis validem as despesas das suas equipas através do smartphone.

Sem necessidade de painéis de controlo ou acesso ao computador - os gestores podem analisar, aprovar ou solicitar esclarecimentos com apenas alguns cliques, garantindo um processo contínuo sem bloqueios.

Visibilidade e análises detalhadas

Para as empresas, o dashboard da Paynest oferece insights em tempo real sobre os padrões de gastos da organização. Relatórios personalizáveis permitem que as equipas financeiras analisem os custos com base na estrutura da empresa, garantindo que cada cêntimo está devidamente contabilizado.

A plataforma também gera relatórios automáticos de km's com assinaturas digitais dos colaboradores, assegurando conformidade com regulamentações locais, como a lei da desmaterialização e processamento eletrónico (DL 28/2019) em Portugal.

A Paynest integra-se perfeitamente com o software de Recursos Humanos da empresa, garantindo um fluxo contínuo de dados entre sistemas. Menos duplicação de trabalho, mais foco no que realmente importa.

Porquê escolher a Paynest?

A Paynest não é apenas uma ferramenta de gestão de despesas - é uma forma mais inteligente de gerir os gastos da sua empresa. Com precisão baseada em IA, relatórios de deslocação integrados no Google Maps, um sistema de aprovação intuitivo e insights em tempo real, as equipas financeiras e administrativas podem finalmente deixar as tarefas morosas para trás e concentrar-se em atividades de maior valor.

Experimente o futuro da gestão de despesas e otimize o seu negócio com eficiência, precisão e controlo financeiro total.

Pronto para transformar a forma como gere as suas despesas? Experimente a Paynest hoje mesmo!