Optimisez la gestion de vos dépenses avec Paynest

La gestion des dépenses ne doit pas ressembler à un labyrinthe de reçus, de tableurs et de systèmes obsolètes. Pour les équipes financières et administratives déjà submergées par une charge de travail conséquente, la solution de gestion des dépenses de Paynest apporte simplicité et précision à vos processus. En combinant une technologie d’IA de pointe et des workflows fluides, nous éliminons la frustration liée à la gestion des dépenses et vous redonnons le contrôle.

Des soumissions plus intelligentes avec l’OCR et l’IA

Fini la saisie manuelle des données et les erreurs d’omission ! Paynest exploite une technologie avancée de reconnaissance optique des caractères (OCR) pour scanner et traiter les reçus en quelques secondes. Qu’il s’agisse d’un reçu papier ou d’une facture PDF, le système extrait avec précision les informations clés – comme le NIF, le nom du fournisseur, la date et le montant total.

Pour les équipes internationales, notre OCR est tout aussi performant. Il peut traiter des factures dans différents formats et langues, garantissant ainsi la conformité avec les réglementations fiscales locales, y compris l’obligation de lecture des codes QR imposée par les autorités portugaises.

De plus, les outils basés sur l’IA de Paynest vont au-delà du simple scan : ils détectent les erreurs potentielles ou les données manquantes avant même que la soumission n’atteigne l’étape d’approbation. Résultat ? Des soumissions plus rapides et sans erreurs, réduisant les allers-retours inutiles.

Conformité aux politiques en toute autonomie

Les violations des politiques peuvent entraîner des retards et des complications administratives. Paynest garantit que chaque soumission respecte les directives de votre entreprise. Le système signale automatiquement les dépenses dépassant les plafonds établis ou ne respectant pas la politique interne, offrant ainsi aux administrateurs et aux approbateurs une tranquillité d’esprit.

Qu’il s’agisse de frais de déplacement, d’indemnités repas ou de tarifs kilométriques, vous définissez les règles et Paynest s’assure qu’elles sont appliquées.

Des rapports de voyage précis avec l’intégration Google Maps

Le suivi des frais de déplacement peut être fastidieux, mais Paynest le simplifie grâce à son intégration fluide avec Google Maps. Les employés peuvent générer des rapports de déplacement précis en saisissant leurs points de départ et d’arrivée, et le système calcule automatiquement les distances et les coûts en fonction des tarifs kilométriques par défaut ou personnalisés de l’entreprise.

Cela élimine les approximations, garantit la conformité avec les politiques de déplacement et réduit les risques de surévaluation ou de sous-déclaration des dépenses, facilitant ainsi les soumissions et leur validation.

Des approbations sans effort

Les approbations ne doivent plus attendre qu’un responsable se connecte à un ordinateur ou fouille dans ses e-mails. Paynest intègre une fonctionnalité d’approbation directement dans l’application, permettant aux managers et aux approbateurs de valider les dépenses de leur équipe depuis leur smartphone.

Aucun accès à un tableau de bord ou un ordinateur portable n’est requis : les responsables peuvent examiner, approuver ou demander des précisions en quelques clics, garantissant ainsi un processus fluide et sans goulots d’étranglement.

Visibilité et analyses pour les employeurs

Du côté des employeurs, le tableau de bord Paynest offre une visibilité en temps réel sur les tendances de dépenses de l’entreprise. Des rapports de dépenses personnalisables permettent aux équipes financières d’analyser les coûts en fonction de la structure organisationnelle, garantissant ainsi que chaque euro est suivi avec précision. La plateforme génère également des rapports kilométriques automatiques avec signatures numériques des employés, assurant la conformité avec les réglementations locales, comme la loi sur la dématérialisation et le traitement électronique des factures (DL 28/2019) au Portugal.

Paynest s’intègre parfaitement avec votre logiciel RH existant, garantissant un transfert fluide des données entre les systèmes. Moins de tâches administratives redondantes, plus de concentration sur les priorités stratégiques.

Pourquoi choisir Paynest ?

Paynest n’est pas qu’un simple outil de gestion des dépenses : c’est une solution plus intelligente pour gérer les finances de votre entreprise. Grâce à la précision de l’IA, aux rapports de déplacement alimentés par Google Maps, à un système d’approbation intuitif et à des analyses en temps réel, les équipes financières et administratives peuvent enfin se libérer des tâches chronophages et se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Découvrez l’avenir de la gestion des dépenses et optimisez votre entreprise avec plus d’efficacité, de précision et de contrôle financier.

Prêt à transformer votre gestion des dépenses ? Essayez Paynest dès aujourd’hui !