Optimiza la gestión de gastos con Paynest

Gestionar gastos no tiene por qué sentirse como navegar por un laberinto de recibos, hojas de cálculo y sistemas obsoletos. Para los equipos de finanzas y administración, que ya gestionan grandes cargas de trabajo, la solución de Gestión de Gastos de Paynest está aquí para aportar simplicidad y precisión a tus procesos. Gracias a la combinación de tecnología avanzada de IA y flujos de trabajo optimizados, eliminamos la frustración de la gestión de gastos y devolvemos el control a tus manos.

Envíos más inteligentes con OCR e IA

Se acabaron los días de introducción manual de datos y detalles perdidos. Paynest aprovecha la tecnología avanzada de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para escanear y procesar recibos en cuestión de segundos. Ya sea un recibo en papel o una factura en PDF, el sistema extrae con precisión detalles clave, como el NIF, el nombre del proveedor, la fecha y el importe total.

Para equipos internacionales, el sistema es igualmente potente. Nuestro OCR está diseñado para procesar facturas en múltiples formatos e idiomas, garantizando el cumplimiento de las normativas fiscales locales, incluido el requisito de lectura de códigos QR exigido por las autoridades portuguesas.

Además, las herramientas impulsadas por IA de Paynest van más allá del escaneo básico, identificando posibles errores o datos faltantes antes de que los envíos lleguen a la fase de aprobación. ¿El resultado? Envíos más rápidos y sin errores, con un mínimo de idas y venidas.

Cumplimiento de políticas en piloto automático

Las violaciones de políticas pueden causar retrasos innecesarios y problemas administrativos. Paynest garantiza que cada envío cumpla con las directrices de tu empresa. El sistema señala automáticamente los gastos que superan los límites establecidos o que no se ajustan a la política, proporcionando tranquilidad a los administradores y responsables de aprobación.

Ya sean gastos de viaje, dietas o tarifas por kilómetro, tú defines las reglas y Paynest se asegura de que se cumplan.

Informes de viaje precisos con integración de Google Maps

El seguimiento de los gastos de viaje puede ser un proceso tedioso, pero Paynest lo simplifica con su integración con Google Maps. Los empleados pueden generar informes de viaje precisos introduciendo los puntos de inicio y destino, y el sistema calcula automáticamente las distancias y los costes en función de las tarifas por kilómetro predeterminadas o personalizadas de la empresa.

Esto elimina conjeturas, garantiza el cumplimiento de las políticas de viaje y reduce el riesgo de informes inexactos, agilizando las presentaciones y facilitando su revisión.

Aprobaciones sin esfuerzo

Las aprobaciones ya no tienen que esperar a que alguien inicie sesión en un ordenador o revise interminables correos electrónicos. Paynest incorpora una función de aprobación dentro de la aplicación, permitiendo que los responsables validen los gastos de su equipo directamente desde sus smartphones.

Sin necesidad de paneles de control ni acceso a un portátil: los gerentes pueden revisar, aprobar o solicitar aclaraciones con solo unos toques, manteniendo el proceso en movimiento sin cuellos de botella.

Visibilidad y perspectivas para los empleadores

Para las empresas, el Panel de Control de Paynest ofrece información en tiempo real sobre los patrones de gasto de la compañía. Los informes de gastos personalizables permiten a los equipos financieros desglosar los costes según la estructura de la organización, asegurando que cada euro esté contabilizado.

La plataforma también genera informes automáticos de kilometraje con firmas digitales de los empleados, garantizando el cumplimiento normativo, como la ley de desmaterialización y procesamiento electrónico (DL 28/2019) en Portugal.

Además, Paynest se integra perfectamente con el software de RR. HH. existente, asegurando un flujo eficiente de datos entre sistemas. Esto reduce la duplicación de esfuerzos y permite que tu equipo se concentre en lo que realmente importa.

¿Por qué elegir Paynest?

Paynest no es solo una herramienta de gestión de gastos: es una forma más inteligente de gestionar el gasto de tu empresa. Con precisión impulsada por IA, informes de viaje basados en Google Maps, un sistema de aprobación intuitivo y conocimientos en tiempo real, los equipos de finanzas y administración pueden dejar atrás el trabajo pesado y centrarse en tareas de mayor valor.

Descubre el futuro de la gestión de gastos y empodera tu negocio con eficiencia, precisión y control financiero total.

¿Listo para transformar la gestión de gastos en tu empresa? Prueba Paynest hoy mismo.